Diogelu Data

Mae First Choice Housing Association Limited yn Landlord Cymdeithasol Cofrestredig ac mae wedi’i gofrestru gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel Rheolydd Data o dan Reoliadau Cyffredinol 2018 ar Ddiogelu Data.

Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn egluro pa wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch a sut rydym ni'n defnyddio unrhyw wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch pan fyddwch yn defnyddio unrhyw un o’n gwasanaethau neu pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan.

Pa wybodaeth rydym ni'n ei chasglu amdanoch chi?

Rydym ni'n cadw data personol fel enwau aelodau eich cartref, dyddiadau geni, manylion cyswllt a chofnodion unrhyw drafodion fel taliadau neu geisiadau am wybodaeth, yn ogystal â data personol sensitif megis rhywedd; ethnigrwydd; crefydd neu gredoau eraill, cyfeiriadedd rhywiol, a hanes meddygol.

Rydym ni'n casglu gwybodaeth amdanoch pan:-

• Fyddwn ni'n derbyn enwebiad gan Awdurdod Lleol neu bartner cyfeirio neu pan fyddwch yn llenwi ffurflen gais am dŷ ac yn gofyn am un o'n heiddo;

• Byddwch chi'n dewis cynnig o un o'n heiddo;

• Byddwch chi'n gofyn am unrhyw un o'n gwasanaethau;

• Byddwch chi'n cwblhau ein harolygon cwsmeriaid yn wirfoddol;

• Byddwch chi'n darparu adborth neu wneud cwyn;

• Wrth wneud cais am gyflogaeth a dod yn aelod o staff;

• Wrth wneud cais a dod yn aelod o'r Bwrdd;

• Byddwn ni hefyd yn prosesu gwybodaeth bersonol gan ddefnyddio systemau teledu cylch cyfyng ac rydym ni'n monitro ac yn casglu delweddau gweledol at ddiben:-

• Rhesymau diogelwch

• Atal a chanfod troseddau; a

• Diogelwch staff a dibenion monitro.

​
O bryd i'w gilydd, efallai y byddwn hefyd yn cael gwybodaeth amdanoch gan asiantaethau eraill fel yr adran budd-dal tai a gwasanaethau cymdeithasol yn yr Awdurdod Lleol, yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr Heddlu neu'r GIG.

Sut byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth amdanoch chi?
Rydym ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol i:

• Ein galluogi i ddarparu llety i chi ac i gyfathrebu â chi er mwyn darparu gwasanaethau sy'n bodloni eich anghenion.

• Sicrhau ein bod yn cyflawni ein holl ddyletswyddau cyfreithiol a statudol megis y rhai sy’n berthnasol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.

• Helpu gydag atal troseddau ac erlyn troseddwyr

• Amddiffyn unigolion rhag niwed

• Darparu gwasanaethau lles i chi, gan gynnwys cyngor a chymorth priodol

• Cynnal ymchwil a darparu gwybodaeth ddienw i helpu i wella ein gwasanaethau a chyfeirio cyllid i'r meysydd mwyaf priodol

• Asesu eich addasrwydd ar gyfer swydd wag neu asesu eich addasrwydd i ddod yn aelod o'r Bwrdd.

​

Rhannu eich gwybodaeth

Weithiau, bydd angen i ni rannu’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu â sefydliadau eraill lle mae hynny’n angenrheidiol i gyflawni contract, neu lle mae angen i ni sicrhau eich bod yn cael y swm cywir o fudd-dal y mae hawl i chi ei gael megis gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau neu’r adran budd-daliadau tai, neu lle mae'n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny. Lle mae hyn yn angenrheidiol, mae’n ofynnol i ni gydymffurfio â phob agwedd ar y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR).

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda thrydydd parti at ddibenion marchnata.

Trosglwyddo gwybodaeth dramor
Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth bersonol y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Pa mor hir ydym ni'n storio gwybodaeth?

Mae unrhyw wybodaeth a gasglwn yn cael ei storio gan ddefnyddio canllawiau a gyhoeddir gan y Ffederasiwn Tai Cenedlaethol. Mae manylion llawn am hyn wedi'u cynnwys yn ein Polisi Cadw ac mae ar gael ar gais.

Eich hawliau i gael mynediad at ddata

Rhaid gwneud unrhyw geisiadau am wybodaeth yn ysgrifenedig a chynnwys prawf o bwy ydych chi hefyd.
Os byddwn yn ystyried bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu rydym wedi darparu'r wybodaeth hon o’r blaen, efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb i chi. Os byddwn yn gwrthod ymateb i'ch cais, byddwn yn rhoi gwybod i chi beth yw ein rheswm o fewn mis o'ch cais. Mae gennych hawl i apelio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i geisio rhwymedi barnwrol.

Cydsyniad o dan y GDPR

Mae gennych yr hawl i dynnu cydsyniad i ddefnyddio'ch gwybodaeth yn ôl unrhyw bryd; fodd bynnag gall hyn effeithio ar y gwasanaeth y gallwn ei ddarparu i chi. H.y. mae angen i ni gael mynediad i'r wybodaeth a ddarperir gennych yn gysylltiedig ag unrhyw gais am dŷ er mwyn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â'r Polisi Gosod ac i sicrhau ein bod yn darparu eiddo sy'n addas i'ch anghenion i chi.

Os ydych o'r farn bod y wybodaeth rydym ni'n ei dal amdanoch yn anghywir, dylech roi gwybod i ni a byddwn yn trefnu i'r wybodaeth gael ei chywiro o fewn mis i chi roi gwybod i ni. Byddwn hefyd yn dweud wrth unrhyw un arall yr ydym wedi darparu'r wybodaeth hon iddynt.

Hefyd, mae gennych hawl ychwanegol i gael copi o unrhyw wybodaeth yr ydych wedi’i darparu i ni er mwyn darparu’r wybodaeth honno i gymdeithas neu asiantaeth dai arall.

Beth hoffem ei wneud gyda'r data hefyd

Efallai y byddwn yn dymuno cysylltu â chi i gymryd rhan mewn rhywfaint o ymchwil annibynnol neu i roi cyngor penodol i chi ynghylch gwasanaethau yn y dyfodol. Os ydych wedi cydsynio i dderbyn marchnata, gallwch optio allan yn ddiweddarach.

Mae gennych yr hawl i'n hatal rhag cysylltu â chi at ddibenion marchnata. Os nad ydych am i ni gysylltu â chi mwyach at ddibenion marchnata, cysylltwch â'r gymdeithas.

Sut i gysylltu â ni
Cysylltwch â ni os oes gennych unrhyw gwestiynau am ein polisi preifatrwydd neu wybodaeth sydd gennym amdanoch:
Drwy e-bost: customerservice@fcha.org.uk
Trwy lythyr: Rheolydd Data, 10 Village Way, Tongwynlais, Caerdydd, CF15 7NE
Dros y Ffôn: 02920 703758

Manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data
Enw: Donna Jones
Teitl Swydd: Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol a Thai
E-bost: donnawebb@fcha.org.uk